Sie haben in einem Excel-Arbeitsblatt eine grössere Menge Daten in einer Tabelle und möchten diese Daten nach einem bestimmten Kriterium sortieren.
Häufig erhält man solche Daten wie das Beispiel oben als Export aus anderen Programmen (z.B. SAP oder ein Buchhaltungsprogramm) oder aus einer Datenbank (z.B. Access).
Nehmen wir nun an, Sie wollen die Daten nach Umsatz (Spalte H) absteigend sortieren. Bei 30 Datensätzen ist das noch überschaubar, aber falls Sie in Ihrer Tabelle mehrere hundert oder tausende Datensätze haben, wird es schwierig und ist manuell nicht mehr machbar.
Excel bietet dafür aber eine sehr mächtige Funktion an: den AutoFilter.
Um den AutoFilter einzuschalten, markieren wir zunächst die Zeile 3, in der sich die Spaltennamen befinden, nach denen wir sortieren wollen:
Anschliessend gehen wir zum Hauptmenüpunkt „Daten“ und klicken dort auf den zweiten Punkt von oben: „AutoFilter“:
Jetzt sehen Sie hinter jedem Spaltenname in Zeile 3 ein kleines schwarzes Dreieck. Ein Klick auf das jeweilige Dreieck beim Spaltenname (in unserem Fall in Spalte H) öffnet ein kleines Fenster:
Wenn wir jetzt in diesem Fenster auf den Button „Absteigend“ klicken, wird die gesamte Tabelle neu sortiert und zwar nach der Spalte H, also Umsatz, absteigend. Das Ergebnis sehen wir hier:
Auf die gleiche Art und Weise können Sie nun auch die Tabelle nach einem bestimmen Kundennamen filtern, also z.B. nach Kunde „Kaiser“ (in Spalte A). Dazu klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben Customer in Spalte A und wählen dort den Eintrag „Kaiser“ in der Liste aus. Schon sehen Sie in der Tabelle nur noch die Daten dieses Kunden:
Anhand der roten Zeilennummern ganz links erkennen Sie, dass Excel einfach alle anderen Zeilen ausgeblendet hat. Rückgängig machen Sie dies Auswahl, indem Sie wieder auf das kleine Dreieck klicken und dann „Alles“ auswählen. Sofort werden wieder alle Zeilen eingeblendet. Selbstverständlich können Sie diese Filtermöglichkeit für mehrere Spalten kombinieren. Auf diese Art und Weise können Sie sehr schnell auch eine grosse Datenmenge analysieren und auswerten.
Experimentieren Sie einfach etwas mit der AutoFilter Funktion und Sie werden nicht mehr darauf verzichten wollen.
Wir surfen alle mehr oder weniger im Internet, dabei hinterlassen wir – meist ungewollt – Spuren, die von den Betreibern nicht nur für Personalisierung (miss)braucht werden. Hier ein paar Tipps im Umgang mit den Internet Browsern.
Chrome einrichten:
Chrome kann für die allermeisten Anwendungen ohne Anmeldung gebraucht werden. Es ist also besser beim ersten Start der Aufforderung zur Anmeldung nicht zu folgen. Das kann bei Bedarf immer händisch gemacht werden. Wenn es denn sein muss, dann sollten die Daten nicht fest hinterlegt werden. Ganz allgemein ist die Speicherung von Zugangsdaten gefährlich. Alle Daten, die irgendwo im Internet hinterlegt sind, können (und wurden auch schon oft) gestohlen werden. Sind die Daten erst einmal bei einem ‚Fremden‘ werden sie skrupellos missbraucht und oft auch verkauft. Die Aussage: „ich habe ja nichts zu verstecken“ ist falsch, hier geht es nicht in erster Linie ums sie! Sie bekommen evtl. einfach vermehrt Werbung und öfter Anrufe und Mails von ungewünschter Seite. Wobei schon bei den Mails und anrufen auf ihr Handy einige Gefahr besteht, da so weitere Daten abgerufen und Schaden angerichtet werden kann. Schlimmer ist der Missbrauch Ihrer Daten – drauf haben die ‚Einbrecher‘ es abgesehen. Mit Ihren Daten werden andere Leute reingelegt, sie werden dazu missbraucht illegales zu bestellen oder in ihrem Namen wird zum Beispiel unpassendes in den Sozialen Medien verbreitet. Sind die Einbrecher an ihre Kartennummer gekommen wird in ihrem Namen Geld ausgegeben. Im ‚Darknet‘ kann jeder, der ein bisschen Erfahrung hat, solche Daten kaufen und Unfug damit anstellen. Stellen Sie sich vor, eines Tages werden sie beschuldigt illegal Dinge gekauft zu haben, man kann es an ihren Kreditkartendaten und ihrer Mailadresse sehen. Das sie das nicht waren, ist dann nicht einfach zu beweisen.
Chrome App Einrichten Android (Version 9)
Klick auf die Punkte oben rechts und dann
auch „Einstellungen“
– Suchmaschine
Leider können die vorgegebenen
Suchmaschinen nicht gelöscht werden, markieren sie also diejenige, die sie
brauchen werden.
– Passwörter: Passwörter online übers Handy
speichern ist gefährlich, die Daten werden beim Betreiber gespeichert und
niemand kann garantieren, dass diese nicht irgendwann von Fremden eingesehen
und verwendet werden, diesen Dienst kann man sehr gut abstellen: Wobei
„Passwort Speicher“ wie auch automatisch anmelden ausgeschaltet
werden muss. Wenn sie sich Passwörter nicht merken können, dann schreiben sie
sich diese auf und tragen diese getrennt vom Handy bei sich
– Zahlungsmethoden: Wenn Sie nicht vorhaben
Zahlungen übers Handy zu tätigen, schalten Sie diese Einstellung aus
– AutoFill-Einstellungen: Diese Möglichkeit
ist zwar bequem, aber auch hier gilt. Zumindest der Browser liest immer mit und
die Daten werden gespeichert. Es lohnt sich also einwenig weniger bequem zu
sein und Daten immer selbst einzufüllen, das hilft ja auch beim Gehirntraining.
– Benachrichtigungen: Es brauch wirklich keine Benachrichtigung von Chrome,
diese Einstellung kann aber nur in den Handyeinstellungen abgestellt werden:
Einstellungen des Handy öffnen / Apps / Chrome / Benachrichtigungsverwaltung
abstellen / Aus den ‚Einstellungen‘ des Handy rausgehen
– Startseite: Hier ist standardmässig meist eine Seite des Telefonbetreibers
oder sonst etwas angegeben, diese Seiten sind nicht nur Werbung, sondern helfen
den Betreibern beim personalisieren Ihrer Angebote, nicht nur im Internet und
geben dem Betreiber auch weitere Auskünfte über sie. Am besten geben Sie hier
die Suchmaschine, die Sie benützen wollen, ein, Wenn es Google ist, dann am
besten www.google.com so haben sie keine Länderauswahl in den Resultaten
– Datenschutz: Hier gibt es viele Einstellungen, im Einzelnen
–
Vorschläge Navigationsfehler, diese Einstellung hilft dem User nicht, ist aber
eine gute
Überwachungsmöglichkeit für die Betreiber
der App, also abstellen
–
Such und URL Vorschläge, hier gilt da Gleiche wie oben, abstellen
–
Bei der Optimierung von Safe Browsing helfen, alles was an Google gesendet wird
ist eine Hilfe für Google, aber nicht für den User. Warum soll man Daten a
Google senden, die man im Safe Browsing unterbindet? Abstellen
–
Safe Browsing, diese Häkchen kann stehen gelassen werden, auch wenn nicht ganz
sicher ist ob es hilft
– Vervollständigungen
für Seiten Verwenden, ist zwar bequem, birgt aber einige Gefahren, ganz sicher
werden bevorzugte Webseiten angegeben und so die Such – Resultate verwischt
–
Auf Zahlungsmethoden zugreifen, ist als gefährlich einzustufen, da es keine Barriere
zwischen den Betreibern der Zahlungsseiten und Google gibt
–
Nutzungs- und Absturzberichte, wie oben schon erwähnt, hilft nur Google und
sonst niemandem
–
Do Not Track, Interessanterweise ist diese Einstellung nicht defaultmässige an.
Auch wenn es Seiten gibt, die nicht auf diese Anforderung reagieren so tun es
die meisten und es hilft, weniger ‚bekannt‘ zu sein im WWW, was wiederum
weniger Werbemails usw. bedeutet
–
zum Suchen tippen, Dies Einstellung ist bequem, da die Suche aber an Google geht,
ist die Einstellung vorallem für Google interessant, um herauszufinden wo sie
als User was suchen, wenn sie nicht bequem sein wollen, abstellen.
–
Browserdaten löschen, Hier ist darauf zu achten, dass oben ‚Erweitert‘ und beim
Zeitraum ‚Gesamte Zeit‘ eingestellt ist. Wenn sie alle Häkchen setzen, dann
sind sie auf der sicheren Seite.
Chrome App Datenspuren löschen
Auch wenn es bequemer erscheint, die meisten Daten aus dem Browser brauchen sie nie mehr und wenn doch sind sie schneller, wenn sie die Suche nochmals laufen lassen, als sie im Verlauf zu suchen. Um die Sicherheit zu erhöhen und es Google zu erschweren, ihnen mehr Werbung und anders zu schicken, sollten nach jedem Gebrauch des Browsers alle Daten gelöscht werden. Das erhöht die Sicherheit und hilft sogar bei der Schnelligkeit des Computers.
Mindestens einmal am Tag
sollten sie den Cache der App löschen (das können sie übrigens für alle Apps
tun). Dazu gehen sie über Einstellungen des Handy zum (Chrome) App und dort auf
Speicher.
Dann ‚Cache löschen. Achtung!
Nicht auf Speicherplatz Verwalten klicken, dort löschen Sie alle Einstellungen
für die App!
Das hilft übrigens auch der Geschwindigkeit
des Handys
Chrome Einrichten Windows (10)
– Gehen sie auf
die drei Punkte oben rechts und auf Einstellungen
– Ein Profil
sollte nicht eingerichtet werden, Wenn es sein muss, kann das händisch gemacht
werden.
– Passwörter: Passwörter online im Internet speichern ist gefährlich, die Daten
werden beim Betreiber gespeichert und niemand kann garantieren, dass diese
nicht irgendwann von Fremden eingesehen und verwendet werden, diesen Dienst
kann man sehr gut abstellen: Wobei „speichern von Passwörtern
anbieten“ wie auch „automatisch anmelden“ ausgeschaltet werden
muss. Wenn sie sich Passwörter nicht merken können, dann schreiben sie sich
diese auf und tragen diese getrennt vom Computer bei sich
– Zahlungsmethoden: Wenn Sie nicht vorhaben
Zahlungen über den Computer zu tätigen, schalten Sie diese Einstellung aus
– AutoFill-Einstellungen: Diese Möglichkeit
ist zwar bequem, aber auch hier gilt. Zumindest der Browser liest immer mit und
die Daten werden gespeichert. Es lohnt sich also einwenig weniger bequem zu
sein und Daten immer selbst einzufüllen, das hilft ja auch beim Gehirntraining.
– Im Abschnitt
Design, gibt es keine Gefahren, stellen sie hier ein was ihnen passt
–
Suchmaschinen verwalten: Alle Suchmaschinen, die sie nicht verwenden können,
hier gelöscht werden
– ‚Beim
Start‘ stellen sie ein, was ihnen passt
Standardbrowser
und ‚Beim Start‘ stellen sie ein was ihnen passt
Klick
auf ‚Erweitert‘
–
Anmeldung in Chrome zulassen: Auch wenn sie Gmail und andere Dienste nutzen,
ist es besser die Anmeldung nicht zuzulassen.
– Vervollständigung von Suchanfragen und URLs bei der Eingabe in die Adressleiste
verwenden: Das ist zwar bequem, aber Google kann mit dieser Einstellung sehr
viel beeinflussen und über sie herausfinden, also abstellen
–
Navigationsfehler mithilfe eines Webdienstes beheben: hier gilt das Gleiche wie
im vorherigen Punkt
– Safe
Browsing: Das kann getrost eingeschaltet sein, wenn es nicht hilft schadet es
nicht
– Bei
der Optimierung von Safe Browsing helfen: Alles was an Google gesendet wird
kann schaden, also abschalten
– Nutzungsstatistiken
und Absturzberichte automatisch an Google senden: hier gilt das gleiche wie
oben
– Rechtschreibfehler
mithilfe eines Webdienstes korrigieren: hier gilt das gleiche wie oben
– Bei
Browserzugriffen eine „Do Not Track“-Anforderung mitsenden. Interessanterweise ist diese Einstellung nicht defaultmässige an.
Auch wenn es Seiten gibt, die nicht auf diese Anforderung reagieren so tun es
die meisten und es hilft, weniger ‚bekannt‘ zu sein im WWW, was wiederum
weniger Werbemails usw. bedeutet, also abstellen und bestätigen
– Websites die Abfrage gespeicherter
Zahlungsmethoden erlauben: Damit sollen fremde Webseiten direkten Zugriff
erhalten, dass ist gefährlich, also abstellen
– Vorhersagefunktion zum schnelleren Laden
von Seiten verwenden: Google
kann mit dieser Einstellung sehr viel beeinflussen und über sie herausfinden,
also abstellen
–
Zertifikate verwalten, hier sind am besten KEINE Zertifikate hinterlegt
Inhaltseinstellungen
– Cookies:
Wenn sie nach jeder Sitzung die Browserdaten löschen, können sie das
– speichern und lesen erlauben
– Lokale Daten nach Schliessen des Browsers
löschen: sollte an sein
– Drittanbieter-Cookies blockieren: sollte an
sein
– die restlichen Einstellungen können sie so
lassen
– Ort:
Google und alle anderen Seiten geht es nichts an wo sie sind, besonders bei
einem Stationären Computer macht das auch keinen Sinn. Kurzfristig kann das
immer eingeschaltet werden, wenn es eine Anwendung unbedingt braucht. Bei
Kartenanwendungen kann auch der Startort händisch eigegeben werden
–
Kamera: Wer immer will kann sie so beobachten, also abstellen, es sei denn sie
wollen eine Anwendung von Google mit Kamera verwenden, alle anderen Apps auf
dem Computer brauchen diese Einstellung nicht
–
Mikrofon: hier gilt das gleiche wie oben
–
Benachrichtigungen: warum soll Google sie über etwas benachrichtigen, ausser
Eigenwerbung, also abstellen
–
JavaScript: Je nachdem was sie mit Chrome machen, an oder abstellen
– Flash:
hier können sie einstellen, dass Chrome nachfragt wenn Flash gebraucht wird,
das kann dann jeweils erlaubt werden oder nicht
–
Bilder: Ein Internet ohne Bilder ist nichts schön, daher kann es erlaubt werden
–
Pop-ups und Weiterleitungen, braucht es wirklich nicht, also abstellen
–
Werbung: hier sieht man von was Google lebt. Die einzige mögliche Einstellung:
sollte abgestellt werden
–
Hintergrundsync: Wenn sie nicht wollen, dass Chrome weiterläuft, wenn es
abgestellt wird, dann erlauben sie das nicht. Es ist besser den Browser so
lange offen zu halten, bis der Download fertig ist
– Ton:
Siehe Kamera
–
Auto-Downloads: Warum soll von irgendeiner
Seite automatisch ein Download starten können, diese Funktion sollte
abgestellt werden.
–
Plug-in-Zugriff ohne Sandbox: stellen sie diese Funktion ab: wenn eine Seite
wirklich ohne Sandbox abreiten will, meldet sie sich
–
Handler: sie oben
–
MIDI-Geräte: Es gibt kaum eine Anwendung die Zugriff auf Ihr MIDI-Gerät
braucht, daher kann diese Funktion abgestellt werden, sie werde gefragt wenn
eine Seite Zugriff will
–
Zoomstufen: hier kann nicht eingestellt werden
– USB
Geräte: Es gibt keinen Grund, warum eine Webseite auf ein USB Gerät zugreifen
muss, also abstellen
– PDF
Dokumente: Stellen sie ein was ihnen besser zusagt
–
Geschützte Inhalte: Hier blockieren sie beide Einstellungen. Wenn eine Seite
eine ID verlangt, dann fragt diese nach
–
Zwischenablage: Betreiber von Webseiten interessiert natürlich was sie schon
angeschaut und heruntergeladen haben, weil das niemanden angeht schalten sie
die Funktion ab
–
Zahlungs-Handler: Keine ‚Handler‘ Funktion muss installiert werden, also
abschalten
Browserdaten
löschen: Hier ist darauf zu achten, dass oben
‚Erweitert‘ und beim Zeitraum ‚Gesamte Zeit‘ eingestellt ist. Wenn sie alle Häkchen
setzen, dann sind sie auf der sicheren Seite.
Bei
‚Sprachen‘, ‚Downloads‘, ‚Drucken‘ und ‚Bedienungshilfen‘ müssen sie eigentlich
nichts ändern
System:
– Apps
im Hintergrund ausführen, wenn Google Chrome geschlossen ist: sollte nich aktiv
sein
–
Hardwarebeschleunigung verwenden, falls verfügbar: ist heute kaum mehr nötig
–
Proxy-Einstellungen öffnen: ist nur für sehr versierte Anwender gedacht, am
besten nichts ändern
Zurücksetzen
und bereinigen
Beide
Einstellungen sollten nicht ausgeführt werden
Chrome Datenspuren löschen
Auch wenn es bequemer erscheint, die meisten Daten aus dem Browser brauchen sie nie mehr und wenn doch sind sie schneller, wenn sie die Suche nochmals laufen lassen, als sie im Verlauf zu suchen. Um die Sicherheit zu erhöhen und es Google zu erschweren, ihnen mehr Werbung und anders zu schicken, sollten nach jedem Gebrauch des Browsers alle Daten gelöscht werden. Das erhöht die Sicherheit und hilft sogar bei der Schnelligkeit des Computers.
Am besten richten sie sich ein Lesezeichen ein, geben sie in der Adresszeile von Chrom (nicht in der Suche) “ chrome://history/“ ein, klicken sie auf den Stern am Ende dieser Zeile und erstellen sie ein Lesezeichen. Geben sie dem Lesezeichen einen Namen zum Beispiel „Verlauf“. Stellen Sie das Lesezeichen and den Anfang Ihrer Liste, so finden sie es schnell wieder. Vor dem Schliessen von Chrome klicken sie auf das Lesezeichen es öffnet sich ein zweites Browserfenster, schliessen Sie das erste Fenster, das im Hintergrund ist und klicken im zweiten Fenster auf „Browserdaten löschen“.
…und dann auf „Dateien löschen“. Achten Sie darauf, dass bei den Einstellungen ‚Erweitert‘ und ‚Gesamte Zeit‘ steht.
Danach schliessen Sie beide Tabs. Es macht gar nichts, wenn Sie das mehrmals täglich machen.
Vielen Dank an Philip Karger für diesen Gastbeitrag zum Thema #Cybersecurity.
Wir wissen alle, dass wir beim Surfen im Internet viele Spuren aller Art hinterlassen. Dass diese Informationen von den Betreibern gelesen werden merken wir spätestens, wenn wir Werbung bekommen, die genau auf uns zugeschnitten ist. Doch solche Spuren haben auch Auswirkungen auf, die Resultate. Wir bekommen keine wirklich neutralen Resultate auf unsere Bildschirme, immer sind sogenannte relevante und auf unseren Standort zugeschnittene Seiten zuoberst auf der Resultateliste und wir verpassen evtl. andere Lösungen. Um dies zu ändern gibt es mehrere Möglichkeiten, die alle zusammen das Suchresultat neutraler machen. Natürlich ist es kaum möglich alles abzustellen.
Länderauswahl abstellen:
Chrome am Computer (Windows10)
– Einstellungen
– Weiter Tools
– Erweiterungen
– Chrome Web Store
– Plugin ‚NoCountryRediricet (NCR)‘ suchen
Wichtig, dass das Plugin so einstellen, dass es auch im ‚Inkognitomodus‘ zugelassen ist.
! Am besten schalten sie auch die Standorterkennung am Computer aus und nehmen google.com anstelle von google.ch als Standardsuchmaschine.
Chrome – App
Keine Ländererkennung
Es gibt in der App keine Einstellung. Hier
hilft nur die Standorterkennung.
– Im Handy sollte die Standorterkennung ausgeschaltet sein
im App:
– Einstellungen
– Webseite-Einstellungen
– Ort
–
Standortzugriff
Die unteren (Notfall Standortdienst von
Google / Standortgenauigkeit) deaktivieren
Inkognitomdus:
Chrome am Computer (Windows10)
Um Chrome immer direkt im ‚Inkognitomodus‘ zu starten klicken sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung auf dem Desktop und geben bei ‚Ziel‘ am Ende ‚ -incognito“ nach einem Leerschlag ein.
Chrome – App
Leider habe ich noch keine Möglichkeit gefunden bei der App, direkt im ‚Inkognitomodus zu starten. Hier muss man also den Zwischenschritt mit dem ‚Neuen Incognito-Tab gehen. Ärgerlich, aber es zeigt wie die Browser und die Sites funktionieren, sie wollen wissen was wir tun!
Nach der Sitzung Spuren löschen:
Es ist wie Zähne putzen nach jeder
Mahlzeit. Jedes Mal, wenn wir einen Browser benützen bleiben Spuren hängen.
Viele Anwendungen im Internet suchen nach diesen Spuren und lesen, was wir bis
jetzt gesucht haben und wie oft. Das beeinflusst die Reihenfolge der
Suchresultate und auch die Werbung die wir zu sehen bekommen. Programm, die im
Hintergrund unbemerkt mitlaufen missbrauchen solche Angaben und stellen, im
besten Fall, anonyme Statistiken über unser Verhalten im Internet her, dabei
ist das Löschen solcher Spuren relativ einfach und geht schneller als Zähneputzen.
Löschen Sie oft Spuren im App, macht das das Handy schneller.
Chrome am Computer (Windows10)
Am besten richten sie sich ein Lesezeichen
ein, geben sie in der Adresszeile von Chrom (nicht in der Suche) “
chrome://history/“ ein, klicken sie auf den Stern am Ende dieser Zeile und
erstellen sie ein Lesezeichen. Geben sie dem Lesezeichen einen Namen zum
Beispiel „Verlauf“. Stellen Sie das Lesezeichen and den Anfang Ihrer
Liste, so finden sie es schnell wieder. Vor dem Schliessen von Chrome klicken
sie auf das Lesezeichen es öffnet sich ein zweites Browserfenster, schliessen
Sie das erste Fenster, das im Hintergrund ist und klicken im zweiten Fenster
auf „Browserdaten löschen“
…und dann auf „Dateien löschen“. Achten Sie darauf, dass bei den Einstellungen ‚Erweitert‘ und ‚Gesamte Zeit‘ steht.
Danach
schliessen Sie beide Tabs.
Es macht gar nichts, wenn Sie das mehrmals täglich machen.
Chrome – App
Am besten gehen sie über die drei Punkte oben rechts auf „Verlauf“.
Dort klicken Sie auf „Browserdaten löschen“.
… und dann auf „Daten löschen“ …
Speicher
im App löschen
Mindestens einmal am Tag sollten sie den
Cache der App löschen (das können sie übrigens für alle Apps tun). Dazu gehen
sie über Einstellungen des Handy zum (Chrome) App und dort auf Speicher.
Dann ‚Cache löschen. Achtung! Nicht auf
Speicherplatz Verwalten klicken, dort löschen Sie alle Einstellungen für die
App!
Das hilft übrigens auch zur Verbesserung der Geschwindigkeit des Smartphones.
Vielen Dank an Philip Karger für diesen Gastbeitrag zum Thema #Cybersecurity.
Sie möchten ein individualisiertes Dokument (z.B. einen Brief oder eine Bestellbestätigung) als PDF-Dokument per Email versenden, wobei die Daten dazu in einer Access-Datenbank gespeichert sind.
Und vielleicht ist Ihr bisheriges Vorgehen das folgende: Übernahme der Daten in einen Word-Serienbrief, manuelles Verbinden mit der Datenquelle, anschliessend manuelles Speichern als PDF-Datei, Outlook öffnen, Empfänger-Mailadresse eintragen, PDF anfügen und schliesslich versenden.
Dieses Vorgehen ist schon bei zwei oder drei Empfängern ganz schön umständlich, zeitraubend und fehleranfällig. Und für den Fall, dass ein Massenversand von mehreren hundert individuellen Mails notwendig wird, ist der Versand im oben beschriebenen Verfahren nur mit einer Nachtschicht machbar. In einer konkreten Aufgabe waren knapp 3.000 individuelle Mitarbeiterinformationen zu generieren und an die Mitarbeiter eines grossen Unternehmens zu versenden.
Es gibt aber eine sehr einfache Möglichkeit, diese Aufgabe zu automatisieren und direkt aus Access zu erledigen und alles nur mit Bordmitteln von Access und Windows.
Dazu werden die benötigten Informationen innerhalb der Access-Datenbank mit einer (oder mehreren) Abfragen in einer Tabelle zusammengefasst. Der Inhalt des zu versendenden Dokumentes wird als Bericht angelegt. Ein sehr einfaches VBA-Skript, das nur aus wenigen Zeilen besteht, arbeitet in einer Schleife alle Datensätze der Tabelle ab und öffnet jeweils den Bericht, speichert diesen als PDF-Dokument ab und erzeugt zum Schluss eine Mail, die an Outlook übergeben und von Outlook schlussendlich versendet wird.
Innerhalb des VBA-Skriptes sind folgende Schritte massgeblich: Öffnen des Berichtes: DoCmd.OpenReport … Speichern des Berichtes als PDF: DoCmd.OutputTo … Email erzeugen und versenden: Dim objOutlook As Outlook.Application Dim objMail As Outlook.MailItem Set objOutlook = New Outlook.Application Set objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem) objMail.Recipients.Add … objMail.Body = „blablabla“ objMail.Attachments.Add … objMail.Send
Hier das vollständige Listing des Skriptes:
Private Sub btn_Start_Click() ‚Mails aus Access via Outlook versenden Dim sPath As String Dim sFilename As String Dim sEmpfaenger As String Dim sBetreff As String Dim sAnrede_d As String Dim iErg As Integer Dim db As DAO.Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb Set rs = db.OpenRecordset(„SELECT * FROM q_Mail_Empfaenger“) Dim objOutlook As Outlook.Application Dim objMail As Outlook.MailItem Set objOutlook = CreateObject(„Outlook.Application“) sPath = „C:\Access_Mail_Versand\PDF\“ ‚Verzeichnis für das Speichern der Erzeugten PDF-Dateien sBetreff = „Darum erhalten Sie diese Mail“ Do Until rs.EOF ‚Brief als PDF-Datei speichern: DoCmd.OpenReport „r_Brief“, View:=acViewPreview, WhereCondition:=“PNR = “ & rs.Fields(„PNR“).Value, WindowMode:=acHidden sFilename = sPath & rs.Fields(„PNR“).Value & „.pdf“ DoCmd.OutputTo acOutputReport, „r_Brief“, acFormatPDF, sFilename DoCmd.Close acReport, „r_Brief“ rs.Edit ‚Mail erzeugen: Set objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem) sEmpfaenger = rs.Fields(„EMAIL“).Value With objMail .Recipients.Add sEmpfaenger .subject = sBetreff sAnrede_d = „Hallo“ .Body = sAnrede_d & vbCrLf & vbCrLf _ & „Anbei senden wir Ihnen einen Brief als PDF-Datei.“ ‚PDF-Brief als Attachment anfügen: .Attachments.Add sFilename .Send End With Set objMail = Nothing ‚Zeitstempel Mailversand eintragen: rs.Fields(„Mail_gesendet“) = Now() rs.Update rs.MoveNext Loop rs.Close Set rs = Nothing Set db = Nothing Set objOutlook = Nothing iErg = MsgBox(„Fertig.“, vbOKOnly, „Mailversand – Einsatzpläne“) End Sub
Wichtig: Um nicht vom eigenen Provider als Spam-Versender deklariert und auf einer Blacklist eingetragen zu werden, macht es Sinn noch eine Wartezeit zwischen dem Versand der einzelnen Mails einbauen.
Haben Sie Fragen zum Skript? Oder benötigen Sie Hilfe bei der Integration in Ihren konkreten Anwendungsfall? Bitte kontaktieren Sie mich gerne . . .