Grosse Datenmengen in #Excel sortieren

Vielleicht kennen Sie dieses Problem . . .

Sie haben in einem Excel-Arbeitsblatt eine grössere Menge Daten in einer Tabelle und möchten diese Daten nach einem bestimmten Kriterium sortieren.

Beispieldaten in einem Excel-Arbeitsblatt

Häufig erhält man solche Daten wie das Beispiel oben als Export aus anderen Programmen (z.B. SAP oder ein Buchhaltungsprogramm) oder aus einer Datenbank (z.B. Access).

Nehmen wir nun an, Sie wollen die Daten nach Umsatz (Spalte H) absteigend sortieren. Bei 30 Datensätzen ist das noch überschaubar, aber falls Sie in Ihrer Tabelle mehrere hundert oder tausende Datensätze haben, wird es schwierig und ist manuell nicht mehr machbar.

Excel bietet dafür aber eine sehr mächtige Funktion an: den AutoFilter.

Um den AutoFilter einzuschalten, markieren wir zunächst die Zeile 3, in der sich die Spaltennamen befinden, nach denen wir sortieren wollen:

Anschliessend gehen wir zum Hauptmenüpunkt „Daten“ und klicken dort auf den zweiten Punkt von oben: „AutoFilter“:

Jetzt sehen Sie hinter jedem Spaltenname in Zeile 3 ein kleines schwarzes Dreieck. Ein Klick auf das jeweilige Dreieck beim Spaltenname (in unserem Fall in Spalte H) öffnet ein kleines Fenster:

Wenn wir jetzt in diesem Fenster auf den Button „Absteigend“ klicken, wird die gesamte Tabelle neu sortiert und zwar nach der Spalte H, also Umsatz, absteigend. Das Ergebnis sehen wir hier:

Auf die gleiche Art und Weise können Sie nun auch die Tabelle nach einem bestimmen Kundennamen filtern, also z.B. nach Kunde „Kaiser“ (in Spalte A).
Dazu klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben Customer in Spalte A und wählen dort den Eintrag „Kaiser“ in der Liste aus. Schon sehen Sie in der Tabelle nur noch die Daten dieses Kunden:

Anhand der roten Zeilennummern ganz links erkennen Sie, dass Excel einfach alle anderen Zeilen ausgeblendet hat.
Rückgängig machen Sie dies Auswahl, indem Sie wieder auf das kleine Dreieck klicken und dann „Alles“ auswählen. Sofort werden wieder alle Zeilen eingeblendet.
Selbstverständlich können Sie diese Filtermöglichkeit für mehrere Spalten kombinieren.
Auf diese Art und Weise können Sie sehr schnell auch eine grosse Datenmenge analysieren und auswerten.

Experimentieren Sie einfach etwas mit der AutoFilter Funktion und Sie werden nicht mehr darauf verzichten wollen.

Viel Erfolg!

Browser #Chrome sauber halten

Ein Gastbeitrag von Philip Karger.

Wir surfen alle mehr oder weniger im Internet, dabei hinterlassen wir – meist ungewollt – Spuren, die von den Betreibern nicht nur für Personalisierung (miss)braucht werden. Hier ein paar Tipps im Umgang mit den Internet Browsern.

Chrome einrichten:

Chrome kann für die allermeisten Anwendungen ohne Anmeldung gebraucht werden. Es ist also besser beim ersten Start der Aufforderung zur Anmeldung nicht zu folgen. Das kann bei Bedarf immer händisch gemacht werden. Wenn es denn sein muss, dann sollten die Daten nicht fest hinterlegt werden. Ganz allgemein ist die Speicherung von Zugangsdaten gefährlich. Alle Daten, die irgendwo im Internet hinterlegt sind, können (und wurden auch schon oft) gestohlen werden. Sind die Daten erst einmal bei einem ‚Fremden‘ werden sie skrupellos missbraucht und oft auch verkauft. Die Aussage: „ich habe ja nichts zu verstecken“ ist falsch, hier geht es nicht in erster Linie ums sie! Sie bekommen evtl. einfach vermehrt Werbung und öfter Anrufe und Mails von ungewünschter Seite. Wobei schon bei den Mails und anrufen auf ihr Handy einige Gefahr besteht, da so weitere Daten abgerufen und Schaden angerichtet werden kann. Schlimmer ist der Missbrauch Ihrer Daten – drauf haben die ‚Einbrecher‘ es abgesehen. Mit Ihren Daten werden andere Leute reingelegt, sie werden dazu missbraucht illegales zu bestellen oder in ihrem Namen wird zum Beispiel unpassendes in den Sozialen Medien verbreitet. Sind die Einbrecher an ihre Kartennummer gekommen wird in ihrem Namen Geld ausgegeben. Im ‚Darknet‘ kann jeder, der ein bisschen Erfahrung hat, solche Daten kaufen und Unfug damit anstellen. Stellen Sie sich vor, eines Tages werden sie beschuldigt illegal Dinge gekauft zu haben, man kann es an ihren Kreditkartendaten und ihrer Mailadresse sehen. Das sie das nicht waren, ist dann nicht einfach zu beweisen.

Chrome App Einrichten Android (Version 9)

Klick auf die Punkte oben rechts und dann auch „Einstellungen“

– Suchmaschine

Leider können die vorgegebenen Suchmaschinen nicht gelöscht werden, markieren sie also diejenige, die sie brauchen werden.

– Passwörter: Passwörter online übers Handy speichern ist gefährlich, die Daten werden beim Betreiber gespeichert und niemand kann garantieren, dass diese nicht irgendwann von Fremden eingesehen und verwendet werden, diesen Dienst kann man sehr gut abstellen: Wobei „Passwort Speicher“ wie auch automatisch anmelden ausgeschaltet werden muss. Wenn sie sich Passwörter nicht merken können, dann schreiben sie sich diese auf und tragen diese getrennt vom Handy bei sich

– Zahlungsmethoden: Wenn Sie nicht vorhaben Zahlungen übers Handy zu tätigen, schalten Sie diese Einstellung aus

– AutoFill-Einstellungen: Diese Möglichkeit ist zwar bequem, aber auch hier gilt. Zumindest der Browser liest immer mit und die Daten werden gespeichert. Es lohnt sich also einwenig weniger bequem zu sein und Daten immer selbst einzufüllen, das hilft ja auch beim Gehirntraining.
– Benachrichtigungen: Es brauch wirklich keine Benachrichtigung von Chrome, diese Einstellung kann aber nur in den Handyeinstellungen abgestellt werden: Einstellungen des Handy öffnen / Apps / Chrome / Benachrichtigungsverwaltung abstellen / Aus den ‚Einstellungen‘ des Handy rausgehen
– Startseite: Hier ist standardmässig meist eine Seite des Telefonbetreibers oder sonst etwas angegeben, diese Seiten sind nicht nur Werbung, sondern helfen den Betreibern beim personalisieren Ihrer Angebote, nicht nur im Internet und geben dem Betreiber auch weitere Auskünfte über sie. Am besten geben Sie hier die Suchmaschine, die Sie benützen wollen, ein, Wenn es Google ist, dann am besten www.google.com so haben sie keine Länderauswahl in den Resultaten
– Datenschutz: Hier gibt es viele Einstellungen, im Einzelnen

  – Vorschläge Navigationsfehler, diese Einstellung hilft dem User nicht, ist aber eine gute

Überwachungsmöglichkeit für die Betreiber der App, also abstellen

  – Such und URL Vorschläge, hier gilt da Gleiche wie oben, abstellen

  – Bei der Optimierung von Safe Browsing helfen, alles was an Google gesendet wird ist eine Hilfe für Google, aber nicht für den User. Warum soll man Daten a Google senden, die man im Safe Browsing unterbindet? Abstellen

  – Safe Browsing, diese Häkchen kann stehen gelassen werden, auch wenn nicht ganz sicher ist ob es hilft

  – Vervollständigungen für Seiten Verwenden, ist zwar bequem, birgt aber einige Gefahren, ganz sicher werden bevorzugte Webseiten angegeben und so die Such – Resultate verwischt

  – Auf Zahlungsmethoden zugreifen, ist als gefährlich einzustufen, da es keine Barriere zwischen den Betreibern der Zahlungsseiten und Google gibt

  – Nutzungs- und Absturzberichte, wie oben schon erwähnt, hilft nur Google und sonst niemandem

  – Do Not Track, Interessanterweise ist diese Einstellung nicht defaultmässige an. Auch wenn es Seiten gibt, die nicht auf diese Anforderung reagieren so tun es die meisten und es hilft, weniger ‚bekannt‘ zu sein im WWW, was wiederum weniger Werbemails usw. bedeutet

  – zum Suchen tippen, Dies Einstellung ist bequem, da die Suche aber an Google geht, ist die Einstellung vorallem für Google interessant, um herauszufinden wo sie als User was suchen, wenn sie nicht bequem sein wollen, abstellen.

  – Browserdaten löschen, Hier ist darauf zu achten, dass oben ‚Erweitert‘ und beim Zeitraum ‚Gesamte Zeit‘ eingestellt ist. Wenn sie alle Häkchen setzen, dann sind sie auf der sicheren Seite.

Chrome App Datenspuren löschen

Auch wenn es bequemer erscheint, die meisten Daten aus dem Browser brauchen sie nie mehr und wenn doch sind sie schneller, wenn sie die Suche nochmals laufen lassen, als sie im Verlauf zu suchen. Um die Sicherheit zu erhöhen und es Google zu erschweren, ihnen mehr Werbung und anders zu schicken, sollten nach jedem Gebrauch des Browsers alle Daten gelöscht werden. Das erhöht die Sicherheit und hilft sogar bei der Schnelligkeit des Computers.

  • Mindestens einmal am Tag sollten sie den Cache der App löschen (das können sie übrigens für alle Apps tun). Dazu gehen sie über Einstellungen des Handy zum (Chrome) App und dort auf Speicher.
  • Dann ‚Cache löschen. Achtung! Nicht auf Speicherplatz Verwalten klicken, dort löschen Sie alle Einstellungen für die App!

Das hilft übrigens auch der Geschwindigkeit des Handys

Chrome Einrichten Windows (10)

– Gehen sie auf die drei Punkte oben rechts und auf Einstellungen

– Ein Profil sollte nicht eingerichtet werden, Wenn es sein muss, kann das händisch gemacht werden.

– Passwörter: Passwörter online im Internet speichern ist gefährlich, die Daten werden beim Betreiber gespeichert und niemand kann garantieren, dass diese nicht irgendwann von Fremden eingesehen und verwendet werden, diesen Dienst kann man sehr gut abstellen: Wobei „speichern von Passwörtern anbieten“ wie auch „automatisch anmelden“ ausgeschaltet werden muss. Wenn sie sich Passwörter nicht merken können, dann schreiben sie sich diese auf und tragen diese getrennt vom Computer bei sich

– Zahlungsmethoden: Wenn Sie nicht vorhaben Zahlungen über den Computer zu tätigen, schalten Sie diese Einstellung aus

– AutoFill-Einstellungen: Diese Möglichkeit ist zwar bequem, aber auch hier gilt. Zumindest der Browser liest immer mit und die Daten werden gespeichert. Es lohnt sich also einwenig weniger bequem zu sein und Daten immer selbst einzufüllen, das hilft ja auch beim Gehirntraining.
– Im Abschnitt Design, gibt es keine Gefahren, stellen sie hier ein was ihnen passt

– Suchmaschinen verwalten: Alle Suchmaschinen, die sie nicht verwenden können, hier gelöscht werden

– ‚Beim Start‘ stellen sie ein, was ihnen passt

Standardbrowser und ‚Beim Start‘ stellen sie ein was ihnen passt

Klick auf ‚Erweitert‘

– Anmeldung in Chrome zulassen: Auch wenn sie Gmail und andere Dienste nutzen, ist es besser die Anmeldung nicht zuzulassen.
– Vervollständigung von Suchanfragen und URLs bei der Eingabe in die Adressleiste verwenden: Das ist zwar bequem, aber Google kann mit dieser Einstellung sehr viel beeinflussen und über sie herausfinden, also abstellen

– Navigationsfehler mithilfe eines Webdienstes beheben: hier gilt das Gleiche wie im vorherigen Punkt

– Safe Browsing: Das kann getrost eingeschaltet sein, wenn es nicht hilft schadet es nicht

– Bei der Optimierung von Safe Browsing helfen: Alles was an Google gesendet wird kann schaden, also abschalten

– Nutzungsstatistiken und Absturzberichte automatisch an Google senden: hier gilt das gleiche wie oben

– Rechtschreibfehler mithilfe eines Webdienstes korrigieren: hier gilt das gleiche wie oben

– Bei Browserzugriffen eine „Do Not Track“-Anforderung mitsenden. Interessanterweise ist diese Einstellung nicht defaultmässige an. Auch wenn es Seiten gibt, die nicht auf diese Anforderung reagieren so tun es die meisten und es hilft, weniger ‚bekannt‘ zu sein im WWW, was wiederum weniger Werbemails usw. bedeutet, also abstellen und bestätigen

– Websites die Abfrage gespeicherter Zahlungsmethoden erlauben: Damit sollen fremde Webseiten direkten Zugriff erhalten, dass ist gefährlich, also abstellen

– Vorhersagefunktion zum schnelleren Laden von Seiten verwenden: Google kann mit dieser Einstellung sehr viel beeinflussen und über sie herausfinden, also abstellen

– Zertifikate verwalten, hier sind am besten KEINE Zertifikate hinterlegt

Inhaltseinstellungen

– Cookies: Wenn sie nach jeder Sitzung die Browserdaten löschen, können sie das

  – speichern und lesen erlauben

  – Lokale Daten nach Schliessen des Browsers löschen: sollte an sein

  – Drittanbieter-Cookies blockieren: sollte an sein

  – die restlichen Einstellungen können sie so lassen

– Ort: Google und alle anderen Seiten geht es nichts an wo sie sind, besonders bei einem Stationären Computer macht das auch keinen Sinn. Kurzfristig kann das immer eingeschaltet werden, wenn es eine Anwendung unbedingt braucht. Bei Kartenanwendungen kann auch der Startort händisch eigegeben werden

– Kamera: Wer immer will kann sie so beobachten, also abstellen, es sei denn sie wollen eine Anwendung von Google mit Kamera verwenden, alle anderen Apps auf dem Computer brauchen diese Einstellung nicht

– Mikrofon: hier gilt das gleiche wie oben

– Benachrichtigungen: warum soll Google sie über etwas benachrichtigen, ausser Eigenwerbung, also abstellen

– JavaScript: Je nachdem was sie mit Chrome machen, an oder abstellen

– Flash: hier können sie einstellen, dass Chrome nachfragt wenn Flash gebraucht wird, das kann dann jeweils erlaubt werden oder nicht

– Bilder: Ein Internet ohne Bilder ist nichts schön, daher kann es erlaubt werden

– Pop-ups und Weiterleitungen, braucht es wirklich nicht, also abstellen

– Werbung: hier sieht man von was Google lebt. Die einzige mögliche Einstellung: sollte abgestellt werden

– Hintergrundsync: Wenn sie nicht wollen, dass Chrome weiterläuft, wenn es abgestellt wird, dann erlauben sie das nicht. Es ist besser den Browser so lange offen zu halten, bis der Download fertig ist

– Ton: Siehe Kamera

– Auto-Downloads: Warum soll von irgendeiner  Seite automatisch ein Download starten können, diese Funktion sollte abgestellt werden.

– Plug-in-Zugriff ohne Sandbox: stellen sie diese Funktion ab: wenn eine Seite wirklich ohne Sandbox abreiten will, meldet sie sich

– Handler: sie oben

– MIDI-Geräte: Es gibt kaum eine Anwendung die Zugriff auf Ihr MIDI-Gerät braucht, daher kann diese Funktion abgestellt werden, sie werde gefragt wenn eine Seite Zugriff will

– Zoomstufen: hier kann nicht eingestellt werden

– USB Geräte: Es gibt keinen Grund, warum eine Webseite auf ein USB Gerät zugreifen muss, also abstellen

– PDF Dokumente: Stellen sie ein was ihnen besser zusagt

– Geschützte Inhalte: Hier blockieren sie beide Einstellungen. Wenn eine Seite eine ID verlangt, dann fragt diese nach

– Zwischenablage: Betreiber von Webseiten interessiert natürlich was sie schon angeschaut und heruntergeladen haben, weil das niemanden angeht schalten sie die Funktion ab

– Zahlungs-Handler: Keine ‚Handler‘ Funktion muss installiert werden, also abschalten

Browserdaten löschen: Hier ist darauf zu achten, dass oben ‚Erweitert‘ und beim Zeitraum ‚Gesamte Zeit‘ eingestellt ist. Wenn sie alle Häkchen setzen, dann sind sie auf der sicheren Seite.

Bei ‚Sprachen‘, ‚Downloads‘, ‚Drucken‘ und ‚Bedienungshilfen‘ müssen sie eigentlich nichts ändern

System:

– Apps im Hintergrund ausführen, wenn Google Chrome geschlossen ist: sollte nich aktiv sein

– Hardwarebeschleunigung verwenden, falls verfügbar: ist heute kaum mehr nötig

– Proxy-Einstellungen öffnen: ist nur für sehr versierte Anwender gedacht, am besten nichts ändern

Zurücksetzen und bereinigen

Beide Einstellungen sollten nicht ausgeführt werden

Chrome Datenspuren löschen

Auch wenn es bequemer erscheint, die meisten Daten aus dem Browser brauchen sie nie mehr und wenn doch sind sie schneller, wenn sie die Suche nochmals laufen lassen, als sie im Verlauf zu suchen. Um die Sicherheit zu erhöhen und es Google zu erschweren, ihnen mehr Werbung und anders zu schicken, sollten nach jedem Gebrauch des Browsers alle Daten gelöscht werden. Das erhöht die Sicherheit und hilft sogar bei der Schnelligkeit des Computers.

Am besten richten sie sich ein Lesezeichen ein, geben sie in der Adresszeile von Chrom (nicht in der Suche) “ chrome://history/“ ein, klicken sie auf den Stern am Ende dieser Zeile und erstellen sie ein Lesezeichen. Geben sie dem Lesezeichen einen Namen zum Beispiel „Verlauf“. Stellen Sie das Lesezeichen and den Anfang Ihrer Liste, so finden sie es schnell wieder. Vor dem Schliessen von Chrome klicken sie auf das Lesezeichen es öffnet sich ein zweites Browserfenster, schliessen Sie das erste Fenster, das im Hintergrund ist und klicken im zweiten Fenster auf „Browserdaten löschen“.

…und dann auf „Dateien löschen“. Achten Sie darauf, dass bei den Einstellungen ‚Erweitert‘ und ‚Gesamte Zeit‘ steht.

Danach schliessen Sie beide Tabs.
Es macht gar nichts, wenn Sie das mehrmals täglich machen.

Vielen Dank an Philip Karger für diesen Gastbeitrag zum Thema #Cybersecurity.

Spuren im Browser #Chrome verwischen

Ein Gastbeitrag von Philip Karger.

Wir wissen alle, dass wir beim Surfen im Internet viele Spuren aller Art hinterlassen. Dass diese Informationen von den Betreibern gelesen werden merken wir spätestens, wenn wir Werbung bekommen, die genau auf uns zugeschnitten ist. Doch solche Spuren haben auch Auswirkungen auf, die Resultate. Wir bekommen keine wirklich neutralen Resultate auf unsere Bildschirme, immer sind sogenannte relevante und auf unseren Standort zugeschnittene Seiten zuoberst auf der Resultateliste und wir verpassen evtl. andere Lösungen. Um dies zu ändern gibt es mehrere Möglichkeiten, die alle zusammen das Suchresultat neutraler machen. Natürlich ist es kaum möglich alles abzustellen.

Länderauswahl abstellen:

Chrome am Computer (Windows10)

– Einstellungen

– Weiter Tools

– Erweiterungen

– Chrome Web Store

– Plugin ‚NoCountryRediricet (NCR)‘ suchen

  • Wichtig, dass das Plugin so einstellen, dass es auch im ‚Inkognitomodus‘ zugelassen ist.

! Am besten schalten sie auch die Standorterkennung am Computer aus und nehmen google.com anstelle von google.ch als Standardsuchmaschine.

Chrome – App

Keine Ländererkennung

Es gibt in der App keine Einstellung. Hier hilft nur die Standorterkennung.

– Im Handy sollte die Standorterkennung ausgeschaltet sein

im App:

– Einstellungen

– Webseite-Einstellungen

– Ort

–  Standortzugriff

Die unteren (Notfall Standortdienst von Google / Standortgenauigkeit) deaktivieren

Inkognitomdus:

Chrome am Computer (Windows10)

Um Chrome immer direkt im ‚Inkognitomodus‘ zu starten klicken sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung auf dem Desktop und geben bei ‚Ziel‘ am Ende ‚ -incognito“ nach einem Leerschlag ein.

Chrome – App

Leider habe ich noch keine Möglichkeit gefunden bei der App, direkt im ‚Inkognitomodus zu starten. Hier muss man also den Zwischenschritt mit dem ‚Neuen Incognito-Tab gehen. Ärgerlich, aber es zeigt wie die Browser und die Sites funktionieren, sie wollen wissen was wir tun!

Nach der Sitzung Spuren löschen:

Es ist wie Zähne putzen nach jeder Mahlzeit. Jedes Mal, wenn wir einen Browser benützen bleiben Spuren hängen. Viele Anwendungen im Internet suchen nach diesen Spuren und lesen, was wir bis jetzt gesucht haben und wie oft. Das beeinflusst die Reihenfolge der Suchresultate und auch die Werbung die wir zu sehen bekommen. Programm, die im Hintergrund unbemerkt mitlaufen missbrauchen solche Angaben und stellen, im besten Fall, anonyme Statistiken über unser Verhalten im Internet her, dabei ist das Löschen solcher Spuren relativ einfach und geht schneller als Zähneputzen.
Löschen Sie oft Spuren im App, macht das das Handy schneller.

Chrome am Computer (Windows10)

Am besten richten sie sich ein Lesezeichen ein, geben sie in der Adresszeile von Chrom (nicht in der Suche) “ chrome://history/“ ein, klicken sie auf den Stern am Ende dieser Zeile und erstellen sie ein Lesezeichen. Geben sie dem Lesezeichen einen Namen zum Beispiel „Verlauf“. Stellen Sie das Lesezeichen and den Anfang Ihrer Liste, so finden sie es schnell wieder. Vor dem Schliessen von Chrome klicken sie auf das Lesezeichen es öffnet sich ein zweites Browserfenster, schliessen Sie das erste Fenster, das im Hintergrund ist und klicken im zweiten Fenster auf „Browserdaten löschen“

…und dann auf „Dateien löschen“. Achten Sie darauf, dass bei den Einstellungen ‚Erweitert‘ und ‚Gesamte Zeit‘ steht.

Danach schliessen Sie beide Tabs.
Es macht gar nichts, wenn Sie das mehrmals täglich machen.

Chrome – App

Am besten gehen sie über die drei Punkte oben rechts auf „Verlauf“.

Dort klicken Sie auf „Browserdaten löschen“.

… und dann auf „Daten löschen“ …

Speicher im App löschen

Mindestens einmal am Tag sollten sie den Cache der App löschen (das können sie übrigens für alle Apps tun). Dazu gehen sie über Einstellungen des Handy zum (Chrome) App und dort auf Speicher.

Dann ‚Cache löschen. Achtung! Nicht auf Speicherplatz Verwalten klicken, dort löschen Sie alle Einstellungen für die App!

Das hilft übrigens auch zur Verbesserung der Geschwindigkeit des Smartphones.

Vielen Dank an Philip Karger für diesen Gastbeitrag zum Thema #Cybersecurity.

Serien-Mails direkt aus Access versenden

Vielleicht kennen Sie dieses Problem . . .

Sie möchten ein individualisiertes Dokument (z.B. einen Brief oder eine Bestellbestätigung) als PDF-Dokument per Email versenden, wobei die Daten dazu in einer Access-Datenbank gespeichert sind.

Und vielleicht ist Ihr bisheriges Vorgehen das folgende: Übernahme der Daten in einen Word-Serienbrief, manuelles Verbinden mit der Datenquelle, anschliessend manuelles Speichern als PDF-Datei, Outlook öffnen, Empfänger-Mailadresse eintragen, PDF anfügen und schliesslich versenden.

Dieses Vorgehen ist schon bei zwei oder drei Empfängern ganz schön umständlich, zeitraubend und fehleranfällig. Und für den Fall, dass ein Massenversand von mehreren hundert individuellen Mails notwendig wird, ist der Versand im oben beschriebenen Verfahren nur mit einer Nachtschicht machbar. In einer konkreten Aufgabe waren knapp 3.000 individuelle Mitarbeiterinformationen zu generieren und an die Mitarbeiter eines grossen Unternehmens zu versenden.

Es gibt aber eine sehr einfache Möglichkeit, diese Aufgabe zu automatisieren und direkt aus Access zu erledigen und alles nur mit Bordmitteln von Access und Windows.

Dazu werden die benötigten Informationen innerhalb der Access-Datenbank mit einer (oder mehreren) Abfragen in einer Tabelle zusammengefasst. Der Inhalt des zu versendenden Dokumentes wird als Bericht angelegt. Ein sehr einfaches VBA-Skript, das nur aus wenigen Zeilen besteht, arbeitet in einer Schleife alle Datensätze der Tabelle ab und öffnet jeweils den Bericht, speichert diesen als PDF-Dokument ab und erzeugt zum Schluss eine Mail, die an Outlook übergeben und von Outlook schlussendlich versendet wird.

Ablauf des automatisierten Versands von Emails aus Access
Schematische Übersicht

Innerhalb des VBA-Skriptes sind folgende Schritte massgeblich:
Öffnen des Berichtes:
DoCmd.OpenReport …
Speichern des Berichtes als PDF:
DoCmd.OutputTo …
Email erzeugen und versenden:
Dim objOutlook As Outlook.Application
Dim objMail As Outlook.MailItem
Set objOutlook = New Outlook.Application
Set objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem)
objMail.Recipients.Add …
objMail.Body = „blablabla“
objMail.Attachments.Add …
objMail.Send

Hier das vollständige Listing des Skriptes:

Private Sub btn_Start_Click()
‚Mails aus Access via Outlook versenden
Dim sPath As String
Dim sFilename As String
Dim sEmpfaenger As String
Dim sBetreff As String
Dim sAnrede_d As String
Dim iErg As Integer
Dim db As DAO.Database
Dim rs As DAO.Recordset
Set db = CurrentDb
Set rs = db.OpenRecordset(„SELECT * FROM q_Mail_Empfaenger“)
Dim objOutlook As Outlook.Application
Dim objMail As Outlook.MailItem
Set objOutlook = CreateObject(„Outlook.Application“)
   sPath = „C:\Access_Mail_Versand\PDF\“ ‚Verzeichnis für das Speichern der Erzeugten PDF-Dateien
   sBetreff = „Darum erhalten Sie diese Mail“
    Do Until rs.EOF
       ‚Brief als PDF-Datei speichern:
       DoCmd.OpenReport „r_Brief“, View:=acViewPreview, WhereCondition:=“PNR = “ & rs.Fields(„PNR“).Value, WindowMode:=acHidden
       sFilename = sPath & rs.Fields(„PNR“).Value & „.pdf“
       DoCmd.OutputTo acOutputReport, „r_Brief“, acFormatPDF, sFilename
       DoCmd.Close acReport, „r_Brief“
        rs.Edit
        ‚Mail erzeugen:
        Set objMail = objOutlook.CreateItem(olMailItem)
       sEmpfaenger = rs.Fields(„EMAIL“).Value
        With objMail
            .Recipients.Add sEmpfaenger
            .subject = sBetreff
           sAnrede_d = „Hallo“
            .Body = sAnrede_d & vbCrLf & vbCrLf _
            & „Anbei senden wir Ihnen einen Brief als PDF-Datei.“
           ‚PDF-Brief als Attachment anfügen:
            .Attachments.Add sFilename
            .Send
        End With
        Set objMail = Nothing
        ‚Zeitstempel Mailversand eintragen:
        rs.Fields(„Mail_gesendet“) = Now()
        rs.Update
        rs.MoveNext
        Loop
    rs.Close
    Set rs = Nothing
    Set db = Nothing
    Set objOutlook = Nothing
    iErg = MsgBox(„Fertig.“, vbOKOnly, „Mailversand – Einsatzpläne“)
End Sub

Wichtig: Um nicht vom eigenen Provider als Spam-Versender deklariert und auf einer Blacklist eingetragen zu werden, macht es Sinn noch eine Wartezeit zwischen dem Versand der einzelnen Mails einbauen.

Haben Sie Fragen zum Skript? Oder benötigen Sie Hilfe bei der Integration in Ihren konkreten Anwendungsfall? Bitte kontaktieren Sie mich gerne . . .