Vielleicht kennen Sie dieses Problem . . .
Sie haben in einem Excel-Arbeitsblatt eine grössere Menge Daten in einer Tabelle und möchten diese Daten nach einem bestimmten Kriterium sortieren.
Häufig erhält man solche Daten wie das Beispiel oben als Export aus anderen Programmen (z.B. SAP oder ein Buchhaltungsprogramm) oder aus einer Datenbank (z.B. Access).
Nehmen wir nun an, Sie wollen die Daten nach Umsatz (Spalte H) absteigend sortieren. Bei 30 Datensätzen ist das noch überschaubar, aber falls Sie in Ihrer Tabelle mehrere hundert oder tausende Datensätze haben, wird es schwierig und ist manuell nicht mehr machbar.
Excel bietet dafür aber eine sehr mächtige Funktion an: den AutoFilter.
Um den AutoFilter einzuschalten, markieren wir zunächst die Zeile 3, in der sich die Spaltennamen befinden, nach denen wir sortieren wollen:
Anschliessend gehen wir zum Hauptmenüpunkt „Daten“ und klicken dort auf den zweiten Punkt von oben: „AutoFilter“:
Jetzt sehen Sie hinter jedem Spaltenname in Zeile 3 ein kleines schwarzes Dreieck. Ein Klick auf das jeweilige Dreieck beim Spaltenname (in unserem Fall in Spalte H) öffnet ein kleines Fenster:
Wenn wir jetzt in diesem Fenster auf den Button „Absteigend“ klicken, wird die gesamte Tabelle neu sortiert und zwar nach der Spalte H, also Umsatz, absteigend. Das Ergebnis sehen wir hier:
Auf die gleiche Art und Weise können Sie nun auch die Tabelle nach einem bestimmen Kundennamen filtern, also z.B. nach Kunde „Kaiser“ (in Spalte A).
Dazu klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben Customer in Spalte A und wählen dort den Eintrag „Kaiser“ in der Liste aus. Schon sehen Sie in der Tabelle nur noch die Daten dieses Kunden:
Anhand der roten Zeilennummern ganz links erkennen Sie, dass Excel einfach alle anderen Zeilen ausgeblendet hat.
Rückgängig machen Sie dies Auswahl, indem Sie wieder auf das kleine Dreieck klicken und dann „Alles“ auswählen. Sofort werden wieder alle Zeilen eingeblendet.
Selbstverständlich können Sie diese Filtermöglichkeit für mehrere Spalten kombinieren.
Auf diese Art und Weise können Sie sehr schnell auch eine grosse Datenmenge analysieren und auswerten.
Experimentieren Sie einfach etwas mit der AutoFilter Funktion und Sie werden nicht mehr darauf verzichten wollen.
Viel Erfolg!